この春入社してきた新人はZ世代のど真ん中。仕事に対する姿勢や考え方が異なる彼らと何を話せばいいのかわからず、悩んでいる上司・先輩世代は少なくありません。実際、コミュニケーションのズレで上司世代と新人の分断が起こってしまい、せっかく入った新人が早期離職してしまったというケースもあるようです。
「仕事だから、言うべきことはしっかり言わなければ！」とストレートに伝える人もいますが、Z世代にはあまり効果的とは言えません。
そこでシリーズ世界累計259万部突破のベストセラー『伝え方が9割』の著者、佐々木圭一さんに、新人が気持ちよく受け止められる「伝え方」を教えてもらいました。
Photo: Adobe Stock© ダイヤモンド・オンライン
■Case1「勉強用の資料、読んどいて！」
勉強会をスムーズに進めるためには、資料は事前に読み込んでおいてほしいもの。のんびりしている新人には、「読んどいて！」と言いたくなりますが、Z世代に限らず勉強は基本的には嬉しいことではありません。もちろん、このように言われれば仕方なく資料に目を通すでしょうが、「面倒くさいし、口うるさい上司だなあ」と思われてしまうかもしれません。
そんなときは、このような伝え方がお勧めです。
◎「この資料を読んでおくと、仕事の効率が劇的に変わるんだ」
これは、伝え方の技術「相手の好きなこと」を使った伝え方です。新人にとって「仕事の効率が劇的に変わる」のは嬉しいことです。ビジネスパーソンとして成長できそうだと感じ、自分から資料をしっかり読み込もうと思えるでしょう。
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長期的な不況下で育ってきたZ世代は、他の世代より「成長したい」という意欲が強いのが特徴。ちょっとした努力で劇的に成長できたらといいなとも思っています。その思いを想像して伝え方をちょっと工夫するだけで、自分から前向きに取り組んでくれるようになるうえに、資料の読み込みレベルもグンと上がるでしょう。
■Case2「時間を守って！」
研修やミーティングの場に、ちょいちょい遅れてくる新入社員。時間を守るのは社会人として当たり前のことであり「時間を守って！」などとガツンと言いたくもなりますが、怒られ慣れていないZ世代の中には委縮してしまう人もいるようです。あまりに強く言いすぎると「学校の先生みたいで嫌だ」「パワハラだ」と思われてしまう可能性もあります。
このケースの場合は、ぜひこのように伝えてみてください。
◎「山田さんには期待しているから言うんだけど、遅刻なんかで『仕事ができない人』って誤解されたらもったいないよ」
これは「認められたい欲」「嫌いなこと回避」という2つの伝え方の技術を使っています。人は期待されると、自分からその期待に応えたくなります。そして、仕事ができないと思われるのは、新人にとって回避したいこと。「遅刻なんかで誤解されたらもったいない」と言われると、「確かにもったいないし、損だな。これからは時間を守ろう」と思えるでしょう。「時間を守って！」と命令するよりも、遅刻をぐんと減らせるはずです。
■Case3「同じようなミスを繰り返すな！」
仕事に多少のミスはつきもの。特に新人時代は、勝手がわからずミスを連発してしまうこともあるでしょう。
ただ、簡単なミスを繰り返してしまうのは、上司としては見過ごすことはできません。ちゃんと失敗を振り返り、同じようなミスを繰り返さないよう注意してほしいとの気持ちから、「同じようなミスを繰り返すな！」と言ってしまいたくもなるでしょう。
しかし、今どきの新人は、こういう指摘もパワハラと受け取ってしまいがちです。「ウチの上司、最悪なんだけど！」とSNSでつぶやかれてしまうかもしれません。
こんな時はどうすればいいのか。お勧めしたいのはこのような伝え方です。
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◎「佐藤さんはせっかく力があるのに、簡単なミスで評価を下げてしまうのはもったいないぞ」
これもCase2と同様、「認められたい欲」「嫌いなこと回避」という2つの伝え方の技術を使っています。
「せっかく力があるのに」と認められると、その期待に応えたいという心理が働きます。そして、「簡単なミスで評価が下がる」のは新人にとっても嫌なこと。仕事で評価されたいのに、ちょっとしたミスで評価を下げてしまうのはもったいないなと自分から気づくことができます。
ポイントは、自分から「そうしたほうがいいな」と思ってもらうこと。上からガミガミ厳しく言うよりも、本人が納得できる伝え方をすれば、自然にいい方向に動いてもらえるようになるのです。
■Case4「積極的に意見を出して！」
「能動的に意見を出せるようになってほしい」との思いから、会議の場で黙りこくっている新人にこのように伝えてしまう人は多いと思います。今後の成長を考えてのひと言なのでしょうが、その思いが正しく伝わるとは限りません。
新人としては、「状況も知らないし、仕事もまだわからないことだらけ。意見なんて言えないよ」と思うでしょう。人によっては、ものすごくストレスを感じてしまうかもしれません。
新人にも積極的に意見を出してもらうには、このような伝え方が有効です。
◎「Z世代の考え方は貴重だから、ぜひ積極的に意見を出してみてほしいんだ。いつもより意見の量を30％増やしてみてほしい」
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まず、「Z世代の考え方は貴重」というのは「認められたい欲」を使った伝え方です。こう言われると、「ちょっと前まで学生だった自分の考えが、貴重だと思われているんだ。だったらもっと意見を言ってみよう」と思いやすくなります。Z世代の中には、「自分の意見を言って否定されるのが怖い」という人も少なくないので、このような伝え方をされれば臆せず意見を言えるようになるでしょう。
そして、「30％」と具体的な数字を上げるのは、「ナンバー法」という伝え方の技術です。数字を言葉に入れると、それだけで説得力が増し、強く印象に残ります。別に30％でなくても、20でも40でもいいのですが、具体的な数値で示すことで「もうちょっと多く発言してみよう」と促すことができるでしょう。
■Case5「ちゃんとメモを取って！」
細かいミスばかりを繰り返す新人、同じことを何度も聞く新人に対しては、ついこのようにストレートに伝えてしまいがちです。「メモさえ取ってくれれば、何度も見返すことができるしミスも減らせる」という親心からの発言でも、人によっては「口うるさい上司だなあ」「面倒くさいことばかり言うなあ」と感じてしまうかもしれません。
この場合は、こんな伝え方をしてみてください。
◎「メモを取ると、後の振り返りが楽になるから、鈴木さんの仕事もすごくスムーズに進むようになるよ」
これは伝え方の技術「相手の好きなこと」を使った伝え方です。「振り返りが楽になる」「仕事がスムーズに進む」はいずれも、新人にとって嬉しいことです。そんなにいいことがあるならば、次からはちゃんとメモを取ろうと自分から思いやすくなります。
「自分の成長にメリットがある」と理解すると、自ら動きやすくなるのがZ世代の特徴でもあります。そこを理解したうえで、伝え方を工夫するといいでしょう。
私はさまざまな企業で伝え方の講演や研修をしていますが、上司世代からよく「なぜ私たちが新入社員に合わせないといけないんですか？ あっちが合わせないといけないのでは？」という声をいただきます。
おっしゃることはよくわかるのですが、はじめに上司世代が思ったままに発言してしまうと、たとえそれが新人の成長のためを思った発言であってもZ世代の多くは「私のことが嫌いなんだな」などとマイナスに受け止めてしまいます。
ガツンと言いたい気持ちをいったん抑え、まずは上司世代から歩み寄ってみましょう。そして人間関係がある程度構築できたら、コミュニケーション方法を変えてみてはいかがでしょうか。
新入社員の採用には、多くのコストがかかっています。1人辞めてしまうだけでも、企業にとって大きな損失です。伝え方の技術を使って、少し言い方を工夫するだけで、新人が自ら気持ちよく行動できるようになり、定着率も上がるでしょう。今回ご紹介した事例をうまく活用いただきながら、新人との距離を縮めてみてくださいね。
