仕事ができない人の話し方第3位「事実ベースで語らない」
たとえば上司から、「先週営業したA社は受注できそう？」と、聞かれたとします。
よくあるのは「はい。8割方大丈夫だと思います」という返し方。
一見、結論から答えているので問題ないように見えますが、これだけだと甘いんです。
そもそも、上司がなぜこの質問をしたのか考えてみましょう。
上司は、部下に任せた仕事の状況を知って、安心したいと思っています。
では一体、どうやって相手の不安を解消すればいいのか。
答えは「事実ベースで語る」です。
先ほどの例でいうと、
「A社の一番の競合であるB社も、うちのサービスを導入しています。決済担当者に電話したところ、『御社が一番よかったです』と言ってもらいました。
A社の予算は、今回の見積もりの2倍で余裕があります。
競合のサービスはどれも要件が合わずに見送る方針だと、メールで回答をもらっています。
あとは役員会議だけが来週に控えていて、根回しは終わっている状況です。以上から、受注できることは8割方堅いと考えています」
どうですか？ 納得感に溢れていますよね。
事実を与えれば与えるほど、相手の不安はなくなっていくんです。
でも仕事ができない人は、事実ではなく解釈ばかり話してしまいます。
解釈というのは、「その仕事は大丈夫です」とか「その製品はいいサービスです」といった、個人的な考えのこと。
何が言いたいかを伝えるために、結論として冒頭で解釈を述べるのは構いません。
でも解釈だけでは、聞いている側が不安になってしまいます。
相手に安心してもらうには、揺るぎない事実が必要なんです。
仕事ができない人の話し方第2位「相手の理解を確認しない」
そもそも人は、長い話を理解できません。
それに、途中で何かひとつでもわからないことがあると、その後の話がまったく頭に入ってこなくなってしまいます。
何かを伝えるときは、「ここまで大丈夫ですか？」と、相手の理解を細かく確認してください。
これだけで劇的に、頭がいい人だと思われます。
途中で「ここまで大丈夫ですか？」と聞くことには、話の構成がわかりやすくなるというメリットもあります。
途中で区切らずに話すというのは、紙芝居でいうと、1枚の絵でずっと話しつづけているようなもの。
でも、10枚の絵を使った紙芝居であれば、今どの場面の話をしているかが明確ですよね。
「途中で区切らなくてはいけない」という制約があることで、あなたの話は自然と構造的になります。
会議で何か提案をするときも、資料をいっぺんに読んでもらうのではなく、少しずつ区切って「ここまで大丈夫ですか？」と、相手の理解を確認してみてください。
仕事ができない人の話し方第1位「相手の質問にシンプルに答えない」
たとえば上司に、「昨日お願いした資料作成終わった？」と聞かれて、
「すいません。全体の構成を考えたんですけど、画像探しで手間取ってしまっていて。
著作権は守らないといけないじゃないですか。でも、著作権フリーの画像ってなかなかないんですよね。
有料の素材を自由に買っていいんだったら、もっと早く終わるんですけど、そうはいかないんですよね」と、返したとします。
この返事のどこがヤバいか、わかりますか？
上司の「終わったのか？」という質問に、答えていないんですよ。
上司からしたら、構成はもう考えたとか、画像探しで困っているとか、そんなことはどうでもよくて、求められている答えは「イエス」か「ノー」かです。
もちろん、文脈からして終わってないということはわかります。
でも何を言いたいのかが瞬時にわからないので、聞いていてストレスに感じるんです。
人と話をしたり、文章を読んだりしているときに、「おそらく相手は、こういうことを言おうとしているのだろう」と想定することって、ありますよね。
これを「メンタルモデル」といいます。
何が言いたいのかを先に話して、相手の中に「メンタルモデル」をつくり、それに対してドンピシャなことを言う流れでないと、相手は混乱してしまいます。
それ以外のことを答えるのは、メンタルモデルクラッシャーです。
相手の質問にシンプルに答えない一番の理由は、ビビっているからでしょう。
ネガティブな話をごまかそうとして、つい遠回しに言ってしまうんです。
さらに言うと、自分本位になってしまっているから。
相手が何を知りたいかよりも、自分が何を話したいかが優先してしまっているんです。
みなさんこれからは、シンプルに答えてくださいね。
それ以外は何も言わなくていいんです。
知りたいことがあれば、相手は追加で質問してくれますよ。
